Verbindlichkeiten und Rechte im Ehrenamt

Für Unternehmen, Behörden und Institutionen ist es seit 25. Mai 2018 verpflichtend, die Regelungen der Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO) und des neuen Bundesdatenschutzgesetzes umzusetzen. Dies gilt auch für alle Vereine, einschließlich der gemeinnützigen, nicht eingetragenen oder nicht rechtsfähigen Vereine.

Die Datenschutz-Grundverordnung regelt die Verarbeitung personenbezogener Daten durch private Unternehmen und öffentliche Stellen. Das soll sicherstellen, dass personenbezogene Daten innerhalb der Europäischen Union geschützt sind. Es ist daher ratsam, sich mit der Verordnung auseinander zu setzen, da Zuwiderhandlungen mit drastischen Geldstrafen geahndet werden können.

Beim Landesbeauftragten für Datenschutz und Informationsfreiheit RLP finden Sie weitere Informationen sowie Formulare, Muster und Beispiele.

Die Übungsleiterpauschale stellt Einnahmen bis zur Höhe von insgesamt 3.000 Euro im Jahr aus bestimmten begünstigten nebenberuflichen Tätigkeiten steuerfrei. Sie erfasst somit nicht nur Aufwandsentschädigungen, sondern alle Einnahmen wie Zahlungen für Verdienstausfall und Zeitverlust.

Vom Übungsleiterfreibetrag profitieren zum Beispiel Trainerinnen und Trainer, die diese Tätigkeit nebenberuflich in einem Sportverein ausüben. Auch die Entschädigungen für Ausbilderinnen und Ausbilder, zum Beispiel bei der Freiwilligen Feuerwehr oder der DLRG, werden hierdurch begünstigt.

Von der Ehrenamtspauschale, die 840 € jährlich steuerfrei beträgt, profitieren diejenigen, die nicht unter den Übungsleiterfreibetrag fallen, sich aber dennoch ehrenamtlich engagieren. Dies betrifft beispielsweise Schriftführerinnen und Schriftführer von gemeinnützigen Vereinen.

Informationen rund um das bürgerliche Engagement gibt es auch beim Bundesfinanzministerium.

Das ehrenamtliche Engagement sollte grundsätzlich in der Freizeit ausgeübt werden.

Ehrenamtlich Tätige, die in einem abhängigen Arbeitsverhältnis stehen, haben jedoch unter bestimmten Voraussetzungen einen Anspruch auf Freistellung. Konkret heißt dies, dass Sie zur Ausübung Ihres Ehrenamtes Sonderurlaub vom Arbeitgeber bekommen können.

Die Freistellungsregelungen für ehrenamtlich Tätige in Rheinland-Pfalz wurden von der Leitstelle Ehrenamt und Bürgerbeteiligung der Staatskanzlei zusammengestellt.

Ein Führungszeugnis ist eine behördliche Bescheinigung über die bisher registrierten Vorstrafen einer Person.

Von Ehrenamtlichen, die mit Kindern oder Jugendlichen arbeiten, kann „zum Zwecke des Schutzes Minderjähriger“ ein erweitertes Führungszeugnis verlangt werden (Bundeszentralregistergesetzes § 30 und § 31). Gegenüber dem einfachen Führungszeugnis enthält das erweiterte Führungszeugnis zusätzlich Verurteilungen wegen Sexualdelikten.

Die Bearbeitungskosten betragen 13 Euro. (Stand: Juli/2023). Diese Gebühr entfällt, wenn die Tätigkeit ehrenamtlich für eine gemeinnützige Einrichtung ohne jegliche finanzielle Vergütung, zum Beispiel im Sportverein, erfolgt oder im Rahmen eines Freiwilligen Sozialen Jahres oder Bundesfreiwilligendienstes ausgeübt wird (§ 32 Abs. 4 Nr. 2 Buchstabe d EStG). In diesen Fällen gilt die gesetzliche Befreiung von der Gebührenpflicht. Der Auftraggeber, beispielsweise ein Verein oder eine Organisation, muss die ehrenamtliche Tätigkeit vorab bestätigen. Bei der Erforderlichkeit eines erweiterten Führungszeugnisses ist dies ebenfalls vorab vom Auftraggeber zu bestätigen.

Diese Bescheinigung ist bei der Beantragung des erweiterten Führungszeugnisses im Bürgerbüro der Verbandsgemeinde Wörrstadt vorzulegen. Das einfache Führungszeugnis kann ebenfalls im Bürgerbüro oder auch über das Portal des Bundesamtes für Justiz beantragt werden. 

Weitere Informationen hierzu gibt es auch beim Bundesjustizamt.

Möchten Sie in einen Verein eintreten, Vereinsämter übernehmen oder vielleicht sogar auch selbst einen Verein gründen oder sich nur allgemein informieren? Die Broschüre "Rund um den Verein" gibt Ihnen übersichtliche und leicht verständliche Antworten auf alle wesentlichen Fragen rund um den Verein - von der Gründung über die Mitgliedschaft bis hin zur Beendigung eines Vereins.

Eine Spende ist eine freiwillige Ausgabe, für die der Spender keine Gegenleistung erwartet. Dies können Geld- Sach- oder Aufwandsspenden sein.

Um eine Spende im Rahmen der jährlichen Steuererklärung absetzen zu können, muss diese freiwillig und beispielsweise an einen steuerbegünstigten Verein/Organisation/Initiative geleistet werden. Sie darf ausschließlich nur zur Unterstützung mildtätiger, kirchlicher, religiöser, wissenschaftlicher oder besonders förderungswürdiger Zwecke verwendet werden. Nur ein gemeinnütziger Verein darf Spendenbescheinigungen ausstellen.

Beim Ausstellen von Spendenbescheinigungen müssen sich Vereine streng an die vom Bundesministerium für Finanzen vorgegebenen Mustervorlagen halten. Deren Wortlaut oder Umfang darf nicht verändert werden. Ist die Spendenbescheinigung nicht korrekt ausgestellt, droht dem Verein Spendenhaftung. Vereine sind verpflichtet, jede Zuwendung zu dokumentieren und die Nachweise mindestens zehn Jahre aufzubewahren. Für elektronisch übermittelte Spendenbescheinigungen gilt eine Aufbewahrungsfrist von sieben Jahren.

Werden Spendenbescheinigungen fehlerhaft ausgestellt oder Spendenmittel unzulässig verwendet, haftet der Verein für die entgangenen Steuern pauschal mit 30% der Spendenbeträge, zuzügliche einer eventuellen Gewerbesteuer. Bei einer Fehlverwendung der Spendenmittel haftet aber auch der Vorstand mit seinem Privatvermögen. Spendenbescheinigungen für Mitgliedsbeiträge dürfen nur ausgestellt werden, wenn dies auf dem Freistellungsbescheid des Vereins explizit vermerkt ist.

Es ist empfehlenswert, die offiziellen Formulare des Bundesministeriums für Finanzen zu nutzen: Spendenbescheinigungen - Formulare des Bundesministeriums für Finanzen

Zahlreiche Vereine erhalten aktuell Rechnungen über die Eintragung des Vereins in das Transparenzregister. Diese Rechnung, sofern sie vom Bundesanzeiger-Verlag kommt, ist rechtens, wenn die Vereine sich nicht von der Gebührenpflicht haben befreien lassen. Eintragungen in das Transparenzregister sind ausschließlich über www.transparenzregister.de möglich.

Weitere Erläuterungen zur Mitteilungspflicht der/des wirtschaftlich Berechtigten an das Transparenzregister entnehmen Sie bitte dem Hinweisblatt oder den FAQFAQ des Bundesverwaltungsamts.

Zudem werden kostenfreie Online-Seminare zum Transparenzregister angeboten.

GEMA-Gebühren bei Veranstaltungen mit Musik

Für die öffentliche Aufführung von urheberrechtlich geschützten musikalischen Werken, aus dem sogenannten „Weltrepertoire“ der GEMA, müssen Lizenzvergütungen an die GEMA vor der Nutzung abgeführt werden. Somit werden die notwendigen Nutzungsrechte gegen eine Nutzungsgebühr erworben. Planen Sie als Verein, Organisation oder Einrichtung u. a. öffentlich Unterhaltungs- und Tanzmusik aufzuführen, muss dafür Geld gezahlt werden, um die jeweilige Musik nutzen zu dürfen. Das eingenommene Geld wird von der GEMA nach Abzug einer Verwaltungsgebühr an die Urheber (z.B. Musiker, Komponisten oder Textdichter) ausgezahlt.

Auf dem Online-Portal unter GEMA Musiknutzer finden Sie nähere Einzelheiten, auch zur Berechnung des Betrages. Zudem können Sie Ihre Musiknutzung anmelden und sich beraten lassen.

Fragen dazu beantwortet das Kundencenter der GEMA rund um die Uhr unter Telefon +49 30 58858999.

Wer ehrenamtlich in einem Verein arbeitet, steht oft schnell vor juristischen Fragen. Informationen worauf Vereine insgesamt, aber auch der Vorstand und jedes einzelne Mitglied achten sollten finden Sie hier:

Vereinsrecht
Deutsches Ehrenamt - Vereinsrecht
Handbuch für Vereinsrecht und Ehrenamt

Der Versicherungsschutz für ehrenamtlich Engagierte ist nach wie vor ein bedeutendes Thema in der ehrenamtlichen Tätigkeit. Es ist daher ratsam, sich vorab mit den Risiken und dem dann eintretenden Versicherungsschutz zu befassen. Bei der Ausübung ihrer Tätigkeit haben Ehrenamtliche zwei hervorzuhebende Risiken:

1. Sie können selbst Opfer eines körperlichen Schadens werden. Hier stellt sich die Frage nach einer Unfallversicherung.
2. Sie können selbst Schäden verursachen, beispielsweise am Eigentum anderer Personen. In diesem Fall schützt sie eine Haftpflichtversicherung vor Schadensansprüchen.

Ein Großteil der Ehrenamtlichen übt seine Tätigkeit im Dienst von Städten, Kommunen, Vereinen, Organisationen oder Initiativen aus und ist in der Regel über deren Haftpflichtversicherung versichert. Erkundigen Sie sich, ob und in welchem Umfang Versicherungsschutz für Ihre ehrenamtliche Tätigkeit besteht!

Das Land Rheinland-Pfalz bietet freiwillig ehrenamtlich Engagierten unter gewissen Voraussetzungen einen zusätzlichen Versicherungsschutz im Bereich der Unfall- und Haftpflichtversicherung an. Sie greift immer dann, wenn die Engagierten im Schadensfall keine anderen Versicherungen absichert.

Wenn Sie unsicher sind, ob Sie oder Ihre Ehrenamtlichen über die Landesversicherung abgesichert sind, informieren Sie sich bei der Leitstelle Ehrenamt und Bürgerbeteiligung der Staatskanzlei Rheinland-Pfalz. Sie steht Ihnen für Auskünfte und Beratung unter der Rufnummer: +49 6131 165764 zur Verfügung.

Weitere Broschüren zum Versicherungsschutz für Ehrenamtliche:

Unfallversichert im freiwilligen Ehrenamt

Unfallversichert bei ehrenamtlicher Tätigkeit (Flyer)